Dalam konteks desain
organisasi, Ivancevich (2008) mendefinisikannya sebagai proses penentuan
keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan,
dan departemen. Dengan demikian, keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih
ini akan menghasilkan sebuah struktur organisasi.
Ada enam elemen yang perlu
diperhatikan oleh para manajer ketika akan mendesain struktur organisasi.
Ke-enam elemen tersebut meliputi (Robbins, 2007) :
1.
Spesialisasi Pekerjaan adalah sejauh
mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan
tersendiri
2.
Departementalisasi adalah dasar yang
dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama
3.
Rantai komando adalah garis wewenang
yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke unit terbawah dan
menjelaskan siapa yang bertanggung jawab kepada siapa. Wewenang sendiri
merupakan hak yang melekat dalam sebuah posisi manajerial untuk memberikan
perintah dan untuk berharap bahwa perintahnya tersebut dipatuhi
4.
Rentang Kendali adalah jumlah
bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif
5.
Sentralisasi – Desentralisasi.
Sentralisasi adalah sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi
pada satu titik di dalam organisasi
6.
Formalisasi adalah sejauh mana pekerjaan
pekerjaan di dalam organisasi dilakukan.
Sementara Ivancevich (2008)
mengungkapkan 4 komponen sebagai pembentuk struktur organisasi meliputi :
1.
Pembagian kerja, menyangkut kadar
dari spesialisasi pekerjaan. Para manager membagi seluruh tugas organisasi
menjadi pekerjaan-pekerjaan khusus yang tersusun dari aktivitas-aktivitas
khusus. Contoh : Seorang Account Representative pada Kantor Pajak yang
memiliki pekerjaan khusus seperti pengawasan kepatuhan kewajiban
perpajakan, melaksanakan bimbingan dan melaksanakan himbauan kepada Wajib Pajak
(WP).Pendelegasian Kewenangan. Proses pembagian kewenangan dari atas ke bawah
dalam organisasi.
2.
Pendelegasian kewenangan (delegation
of authority) mengacu secara khusus pada kewenangan pengambilan keputusan,
bukan melakukan pekerjaan. Pendelegasian kewenangan memiliki efek positif pada
pengembangan manager professional, dan membawa iklim persaingan dalam
organisasi.
3.
Pembagian Departemen. Cara
organisasi dibagi secara structural. Pembagian departemen ini dapat dikelompokkan
menjadi pembagian departemen berdasarkan fungsinya (functional
departementalization), berdasarkan wilayah (geographic departementalization),
berdasarkan produk (product departementalization), berdasarkan pelanggan
(customer departementalization).
4.
Rentang Kendali adalah jumlah
bawahan yang melapor kepada atasan. rentang ini merupakan satu faktor yang
mempengaruhi bentuk dan tinggi suatu struktur organisasi.
DIMENSI STRUKTUR ORGANISASI
Empat desain keputusan (pembagian
kerja, pendelegasian kewenangan, pembagian departemen, dan rentang kendali)
menghasilkan struktur organisasi, Para peneliti dan praktisi manajemen berusaha
untuk mengembangan pemahaman mengenai hubungan antar struktur dan kinerja,
sikap, keefektifan, dan variabel lainnya. Secara umum, gambaran mengenai
struktur meliputi formalisasi, sentralisasi, dan kerumitan.
1.Formalisasi
Formalisasi mengacu derajat dimana
segala harapan mengenai cara dan tujuan pekerjaan dirumuskan, ditulis dan
diberlakukan. Suatu organisasi yang sangat formal, akan memuat prosedur dan
aturan yang ketat dalam setiap kegiatan / pekerjaan di dalam organisasi. Dengan
demikian, semakin formal suatu organisasi, maka semakin ketat pula aturan dan
prosedur kerja. Formalisasi merupakan hasil dari spesialisasi kerja yang tinggi,
pendelegasian kewenangan yang tinggi, pembagian departemen berdasarkan fungsi,
dan luasnya rentang kendali.
2.Sentralisasi
Sentralisasi merupakan dimensi
struktur organisasi yang mengacu pada derajat dimana kewenangan untuk mengambil
keputusan dikuasai oleh manajemen puncak. Hubungan sentralisasi dengan empat
desain keputusan adalah sebagai berikut : Semakin tinggi spesialisasi kerja,
semakin besar sentralisasi, Semakin sedikit kewenangan yang didelegasikan,
semakin besar sentralisasi, Semakin besar penggunaan departemen berdasarkan
fungsi, semakin besar sentralisasi, Semakin luas rentang kendali, semakin besar
sentralisasi.
3.Kerumitan
Kerumitan (complexity) adalah suatu
struktur organisasi yang mengacu pada jumlah pekerjaan atau unit yang berbeda
dalam organisasi.
Departementalisasi
Setelah
sejumlah pekerjaan dibagi-bagi melalui spesialisasi pekerjaan-peekerjaan itu
perlu dikelompokkan lagi menjadi satu kelompok yang disebut departementalisasi.
Setiap organisasi akan memeiliki cara khasnya sendiri dalam mengklasifikasi dan
mengelompokkan berbagai kegiatan kerja. Lima bentuk umum Departementalisasi,
yaitu :
1. Departementalisai
Fungsional
Merupakan mengelompokkan sejumlah
pekerjaan berdasarkan fungsi yang dilaksanakan.
2. Departementalisasi
Produk
Merupakan mengelompokkan pekerjaan
berdasrkan lini produk.
3. Departementalisasi
Geografis
Merupakan mengelompokkan pekerjaan
berdasarkan kewilayahan atau geografi.
4. Departementalisasi Proses
Merupakan mengelompokkan pekerjaan berdasarkan
arus produk atau pelanggan.
5. Departementalisasi
Pelanggan
Merupakan mengelompokkan pekerjaan
berdasarkan pelanggan.
Model-Model
Desain Organisasi
1. Model organisasi mekanistik
Yaitu model yang menekankan pentingnya mencapai produksi
dan efisiensi tingkat tinggi. Henry Fayol mengajukan sejumlah prinsip yang
berkaitan dengan fungsi pimpinan untuk mengorganisasi dan empat diantaranya
berhubungan dengan pemahaman model mekanistik yaitu :
·
prinsip
Spesialisasi yaitu merupakan sarana terbaik untuk mendayagunakan tenaga
individu
·
prinsip
Kesatuan Arah yaitu semua pekerjaan harus dikelompokkan berdasarkan keahlian
·
prinsip
Wewenang dan Tanggung Jawab yaitu manager harus mendapat pendelegasian wewenang
yang cukup untuk melaksanakan tangggung jawab yang dibebankan kepadanya
·
Prinsip
Rantai Skalar yaitu hasil alami dari pelaksanaan ketiga prinsip sebelumnya
adalah rantai tingkatan manajer dari peringkat wewenang paling tinggi sampai
dengan peringkat paling rendah. Rantai scalar adalah jalur keseluruhan komunikasi
vertical dalm sebuah organisasi
Birokrasi
mempunyai berbagai arti. Secara tradisional istilah ini mengacu pada konsep
ilmu politik tentang pemerintahan. Akan tetapi menurut Max Weber yakin bahwa
untuk yang lebih unggul bila dibandingkan dengan struktur lainnya Weber yakin
bahwa untuk mencapai manfaat desain borakratik secara maksimum harus memiliki
karakteristik berikut yaitu :
·
Semua
tugas dibagi-bagi menjadi pekerjaan yang sangat dispesialisasi
·
Setiap
tugas dilaksanakan menurut sistem pengaturan abstrak guna menjamin keseragaman
dan koordinasi berbagai tugas yang berbeda
·
Setiap
anggota atau kantor organisasi hanya bertanggung jawab atas prestasi kerja
kepada satu manajer
·
Setiap
pegawai organisasi berhubungan dengan pegawai lain dan para klien secara impersonal
dan formal
·
Pekerjaan
dalam organisasi birokratik didasarkan atas kualifikasi teknis dan terlindung
dari pemberhentian secara sewenang-wenang
Model
mekanistik sangat efisien karena karakteristik sturkturnya. Model ini sangat
kompleks karena menekankan pada spesialisasi kerja, sangat disentralisasikan
karena menekankan wewenang dan tanggung jawab, sangat formal Karena menekankan
fungsi sebagai dasar utama departementalisasi. Karakteristik dan praktek
organisasi ini mendasari model organisasi yang diterapkan secara luas. Namun
model mekanistik bukan satu-satunya model yang diterapkan.
2. Model
Organik
Yaitu menkankan
pada pentingnya mencapai keadaptasian dan perkembangan tingkat tinggi. Desain
organisasi ini kurang peraturan dan prosedur, wewnang yang disentralisasikan
atau spesialisasi yan tinggi
Model organik
desain organisasi merupakan kontars dari model mekanistik. Karakteristik dan
praktek organisasi yang mendasari model organic sama sekali berbeda dari
karakteristik dan praktek yang mendasari model mekanistik. Perbedaan yang
paling mencolok antara kedua model itu berasal dari criteria keefektifan yang
berbeda yang ingin diusahakan sebesar-besarnya oleh masing-masing model. Jika
model mekanistik berusaha untuk mencapai efisiensi dan produksi secara
maksimum, maka model organic berusaha untuk mencapai keluwesan dan keadaptasian
yang maksimum. Organisasi organic bersifat luwes dan dapat beradapatasi dengan
tuntutan perubahan lingkungan karena dengan desain organisasinya mendorong
untuk lebih mendayagunakan potensi manusi.
Desain
organisasi yang menimbulkan rasa berharga dan memotivasi sertaa mempermudah
keluwesan dan keadaptasian biasanya memiliki karakteristik berikut :
·
Desain
itu relative sederhana karena tidak memerlukan spesialisasi, melainkan
menekankan kepada peningkatan cakupan pekerjaan
·
Desain
itu relative didesentraisasikan karena menekankan pendelegasian wewenang dan
peningkatan kedalam pekerjaan
·
Dan
relative formal sebab menekankan produk dan pelanggan sebagai dasr departemensi
Tabel Perbedaan
Model Mekanistik dan Organik
|
No
|
Struktur Model Mekanistik
|
Struktur Model Organik
|
|
1.
|
Proses kepemimpinan tidak mencakup
persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan. Bawahan merasa tidak bebas
mendiskusikan masalah dengan atasan
|
Proses kepemimpinan mencakup
persepsi tentang keyakina dan kepercayaan antara atasan dan bawahan dalam
segala persoalan. Bawahan merasa bebas mendiskusikan masalah dengan atasan.
|
|
2.
|
Proses motivasi hanya menyadap motif
fisik, rasa aman, dan ekonomik melalui perasaan takut dan sanksi.
|
Proses motivasi berusaha
menimbulkan motivasi melalui metode partisipasi.
|
|
3.
|
Proses komunikasi berlangsung
sedemikian rupa sehingga informasi mengalir ke bawah cenderung terganggu, tidak
akurat, dan dipandang dengan rasa curiga.
|
Proses komunikasi berlangsung
sedemikian rupa sehingga informasi mengalir secra bebas keseluruh organisasi
yaitu ke atas, kebawah dan kesamping.
|
|
4.
|
Proses interaksi bersifat tertutup
dan terbatas
|
Proses interaksi bersifat terbuka
dan ekstensif.
|
|
5.
|
Proses pengambilan keputusan hanya
terjadi di tingkat puncak
|
Proses pengambilan keputusan
dilaksanakan di semua tingkatanmelalui proses kelompok.
|
|
6.
|
Proses penyusunan tujuan dilakukan
di tingkat puncak organisasi tanpa mendorong adanya partisipasi.
|
Proses penyusunan tujuan mendorong
timbulnya partisipasi kelompok untuk menetapkan sasaran yang tinggi
|
|
7.
|
Proses kendali dipusatkan dan
menekankan upaya memperhalus kesalahan atas kekeliruan yang terjadi.
|
Proses kendali menyebar ke
seluruh organisasi dan menekankan pemecahan masalah dan pengendalian
diri sendiri.
|
Sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar